無料でできる簡単な電気工事の出面管理

電気工事だけでなく、ほかの業種でも職人の出面管理は大切です。
入退場の時間と作業の進捗状況を合わせることで、現場での人員配置や必要な人員数などの把握に役立ちます。
そのため、いろいろな勤怠管理アプリやソフトが販売されています。
しかし、どれも多少なりともサブスク料金が掛かったりするので、
「そこまでしなくても」と思う人も少なくないでしょう。

でも、完全無料で、会社に合わせて使いやすい設定ができるのなら、どうでしょう。
その方法をご紹介しますので、出面管理の導入を考えている方や、すでに別の物を使っている方で、乗り換えを考えているのなら、一見の価値はあると思いますので、内容をご覧ください。

完全無料でできるGoogleフォームを使った出面管理方法

基本的にGoogleが無料提供している『Googleフォーム＋スプレッドシート』を使うので、完全無料で出面管理をすることができるようになります。

今後もおそらくGoogleは、これらのツールの無料提供を継続すると考えられるので、永続的に無料で使えるということです。

Googleフォームとスプレッドシートを使った出面管理のメリット

>Googleフォームとスプレッドシートを使った出面管理のメリットは、なんと言っても完全無料だということです。
完全無料でありながら、出面データは記入項目ごとに整理されて、出力されるので、最終的な確認作業も簡単に行うことができるので、事務作業の時間も大幅に削減することができます。

ただし、出面管理を開始するまでに、少々設定が必要なので、その時間だけロスになります。
それも最初だけで、次からは、それを雛形にして入力内容だけ変更すれば、別の現場の管理も簡単に作ることができるようになるので、運用開始までの時間も現場に入る職人の氏名など、必要な情報さえ揃えておけば、人数にもよりますが、早ければ数分で終わるでしょう。

このように運用面でも複数の現場を管理出来たりと便利に利用することができます。

また、倉庫への出入りの際にも、記録するようにしておけば、持ち出した工具や材料などの管理の際にもピンポイントで聞き取ることができるので、在庫管理や工具のメンテナンスなどの管理にも利用することができます。

現場での出面管理の仕組みと入力を少なくする工夫

現場での出面管理の仕組みは簡単で、現場事務所の入口前に出面管理用QRコードを提示して、入場者がスマホで読取って、入場に必要な情報を入力すればいいだけです。
その入力内容は、リアルタイムで管理側に送信されるので、すぐに確認することができます。

極端な話、現場の始業時間近くに、管理用のPCの前でデータが送られてくるのを確認していれば、欠勤者の把握もその場でできるので、現場と連絡をとり、使いの人員が必要なのかなどを打ち合わせすることで、作業をスムーズに行うことができるようになるでしょう。

現場で職人が記入する項目として一番大切なのが、入場者の氏名です。
この項目に関しては、基本的に入場者本人が記入するのですが、自社の社員の場合は、予め氏名を登録しておくことで、メニューから自分の氏名を選択するだけにすることができるので、入力の手間も大幅に削減することができるので、より使いやすくすることができます。

また、協力会社の社員に関しても同じように氏名を登録し、確固付きで会社名も登録しておけば、目メニューから選択するだけにすることができます。

ただし、この場合、よその会社の人に、その会社の人間が出入りしていることが晒されるので、それを嫌う場合は、NGです。

まあ、大体顔見知りのメンバーだと思うので、氏名の登録を嫌う人も居ないと思います。

現場掲示用QRコードの生成方法

出面管理用QRコードの生成方法で一番おすすめなのは、Google chromeに付帯されているQRコード生成機能を使う方法です。

QRコード生成手順は次のようになります。

1. GoogleフォームのURLをコピーします。
2. コピーしたURLをアドレスバーに貼り付けて、Googleフォームを表示させます。
3. 表示されたページ内の何もない部分で右クリックします。
4. ダイアログの中の「このページのQRコードを作成」をクリックします。
5. ページ内に生成されたQRコードが表示されるので、ダウンロードして保存します。
6. 保存したQRコードを印刷して現場事務所の入口付近に掲示します。

これで、QRコードの生成と掲示は終わりなので、後は、職人が入、退場時に打刻するだけです。

これで無料でできる出面管理の運用開始です。

簡単に紹介しましたが、詳しい設定方法などは、

こちらに図解で詳しく紹介してあります。

実際にGoogleフォームとスプレッドシートを使って説明してあり、各設定ごとに要点を写真で紹介してあるので、その通りに進めれば、簡単に設定することができるようになっています。

多くの人に使ってもらいたいと考えて、このようなページを書いてみました。
また、少額で使える管理アプリも紹介してあるので、設定が面倒だという方は、そちらを利用するという選択肢もあります。

いずれにしても現場での出面管理は、作業状況の把握や労働環境の改善などでとても重要なデータですので、しっかり管理できるシステムが必要です。